Antwort Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden? Weitere Antworten – Welche Personalakten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden

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Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?
So gibt es für Unterlagen mit steuerlicher Relevanz wie Lohnsteuerkarten, Lohnabrechnungen oder Belege für den Lohnsteuerabzug Fristen: Sie dürfen erst nach sechs Jahren vernichtet werden. Für Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, gilt sogar eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.Aufbewahrungsfrist bei Personalakten: drei Jahre

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, muss die Personalakte nach dem Arbeitsrecht drei Jahre aufbewahrt werden, da der Mitarbeiter drei Jahre Zeit hat, um eventuelle Ansprüche geltend zu machen, wie die Anforderung eines Arbeitszeugnis.Arbeitgeber müssen Personalakten so lange aufbewahren, wie arbeitsrechtliche Ansprüche geltend gemacht werden könnten, wobei die allgemeine Frist für solche Ansprüche 3 Jahre beträgt.

Wie lange Unterlagen von ausgeschiedenen Mitarbeitern aufbewahren : Grundsätzlich gilt für Unterlagen, aus denen ein arbeitsrechtlicher Anspruch geltend gemacht werden kann, eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren. Innerhalb dieses Zeitraums haben ausgeschiedene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen noch Anspruch, ein Arbeitszeugnis anzufordern oder Schadenersatzansprüche geltend zu machen.

Welche Dokumente müssen 20 Jahre aufbewahrt werden

Geschäftsunterlagen, die zur Berechnung der Eigennutzung von unbeweglichen Gegenständen (Immobilien) benötigt werden, müssen 20 Jahre aufbewahrt werden. Für arbeitsrechtliche Unterlagen gilt gemäß Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) eine fünfjährige Aufbewahrungspflicht.

Was muss man 30 Jahre aufbewahren : Zeugnisse, wie etwa Studienabschluss, Gesellenbrief, Meisterbrief, aber auch relevante Arbeitszeugnisse und Empfehlungen, Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide. Diese müssen Sie 30 Jahre aufbewahren.

Der Arbeitnehmer hat auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf Einsicht in seine vom ehemaligen Arbeitgeber weiter aufbewahrte Personalakte. Dies folgt aus der nachwirkenden arbeitgeberseitigen Schutz- und Rücksichtnahmepflicht gemäß § 241 Abs. 2 BGB iVm.

Dementsprechend sollten Arbeitgeber die entsprechenden Dokumente in den Personalakten ehemaliger Beschäftigter nach deren Austritt drei Jahre lang aufbewahren. Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche Unterlagen einer Personalakte gibt es jedoch nicht.

Wie lange muss ich lohnunterlagen aufbewahren

Aufbewahrungspflicht / 5.1 Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen

Belegart Aufbewahrungsfrist
Lohn- und Gehaltskonten 10 Jahre, ggf. 6 Jahre
Lohnsteuer-Anmeldungen 10 Jahre, ggf. 6 Jahre
Lohnsteuerbescheinigung 6 Jahre
Quittungen über Zahlungen von Arbeitslohn 10 Jahre

Zeugnisse, wie etwa Studienabschluss, Gesellenbrief, Meisterbrief, aber auch relevante Arbeitszeugnisse und Empfehlungen, Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide. Diese müssen Sie 30 Jahre aufbewahren.Folgende private Unterlagen sollten lebenslang aufbewahrt werden:

  • Standesamtliche Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden.
  • Renten- und Sozialversicherungsunterlagen.
  • Zeugnisse.
  • Krankenversicherungsunterlagen.
  • Dokumente über Immobilienkäufe und Grundbuchauszüge.


Gewinnermittlung: Sämtliche Mitarbeiterdaten, die ein Unternehmen zur Gewinnermittlung benötigt, dürfen insgesamt zehn Jahre gespeichert werden. Gehaltsunterlagen: Unterlagen über das erbrachte Gehalt müssen Unternehmen für mindestens sechs Jahre speichern.

Kann ich eine Kopie meiner Personalakte verlangen : Es besteht daher kein Anspruch, eine vollständige Kopie der gesamten Personalakte zu erhalten. Ein Anspruch auf den Erhalt von Auszügen oder Kopien ist ebenfalls zu verneinen, wenn es sich um Unterlagen handelt, über die der Beschäftigte selbst verfügt, wie z. B. Bewerbung, Arbeitsvertrag, Zwischenzeugnisse .

Kann ich alte Lohnabrechnungen wegschmeißen : Gehaltsabrechnungen werden generell den Dokumenten der Buchhaltung zugerechnet. Damit gilt eigentlich eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Jedoch betreffen Lohnabrechnungen insbesondere die Lohnsteuer. Der Gesetzgeber sieht für diese Dokumente eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vor.

Welche Dokumente länger als 10 Jahre aufbewahren

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

  1. Jahresabschlüsse.
  2. Buchungsbelege wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine.
  3. Kontoauszüge.
  4. Jahresbilanzen.
  5. Inventare.
  6. Kassenberichte.
  7. Kredit- und Steuerunterlagen.


Lebenslange Aufbewahrungsfrist für folgende Dokumente

Art des Dokuments Jahre
Renten- und Sozialversicherungsunterlagen lebenslang
Standesamtliche Dokumente wie Heiratsurkunde lebenslang
Steuerlich relevante Belege, die für das Finanzamt relevant sind, wie bspw. Gehaltsabrechnungen und Quittungen 10
Sterbeurkunde lebenslang

8. ABC der Aufbewahrungsfristen

Schriftgut Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10
Betriebskostenrechnungen 10

Hat ein Mitarbeiter das Recht seine Personalakte einzusehen : Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, in die eigene Personalakte Einsicht zu erlangen. So ist es im Paragraf 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) festgesetzt: (1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.